La actual pandemia de Covid-19 ha tenido un efecto radical en la industria del sector de eventos en toda Europa. Según las pautas de salud local en cada país, las condiciones cambian casi semanalmente y para nuestra industria es muy difícil llegar a un consenso de como avanzar en los eventos presenciales de gran formato. Actualmente tenemos la oportunidad de demostrar que podemos producir presentaciones seguras, las reuniones de pequeño formato y eventos híbridos nos ofrecen esta alternativa.
Reducir la capacidad de asistentes en base a las condiciones actuales, para aquellos que puedan asistir en persona y completarlos con una experiencia virtual para los otros. De esta manera podremos arrancar de nuevo con eventos que cumplan los objetivos de nuestros clientes. Desde Saez DeCom nos gustaría compartir nuestra experiencia y consejos para que las reuniones o eventos híbridos mantengan el espíritu de los eventos de siempre, con la máxima seguridad para los asistentes y ponentes.
En el diseño de eventos híbridos, debemos tener en cuenta que trabajamos con dos tipos de público: los presenciales y los virtuales. Los elementos de decoración, iluminación e incluso el audio puede condicionar la experiencia de los asistentes virtuales. Dependiendo de la opción al amueblar escenarios como, por ejemplo, con sillones anchos e individuales o tipo banco, podemos acercar más a ambos públicos buscando ambientes de cercanía, siempre manteniendo las distancias de seguridad. Los asistentes virtuales deberán tener herramientas remotas como móviles y tablets para interactuar con los presenciales.
Diseñaremos el escenario como un plató de televisión, en lugar de otros formatos clásicos. Con elementos sencillos como vegetación, divisores de espacios y cortinajes, creando atmosferas acogedoras, aunque los asistentes estén separados. Eliminaremos atriles y micrófonos comunes por seguridad y en cada descanso limpiaremos las zonas de contacto comunes entre ponentes.
Para nuestros asistentes proponemos espacios amplios con pantallas bien visibles limitando aglomeraciones de entrada y salida a sala. Integrar funciones de chat a través de la retransmisión en directo y posteriormente distribuir la transmisión o facilitar el acceso a ella para promover la interacción entre ambos tipos de asistentes. En los coffe breack o descansos debemos facilitar salas amplias, con muchas mesas y cada una de ellas con recordatorios de las medidas de seguridad. En estos eventos híbridos ampliaremos los puntos de recogida de cafés o bebidas y repartiremos por toda la sala expendedores de gel hidroalcohólico debidamente señalizados. Siempre podemos aprovechar estos puntos de información para introducir mensajes del cliente.
Queremos estar a vuestro lado, para volver a reiniciar los eventos de forma segura, la salud de los asistentes y nuestro staff siempre debe ser nuestra prioridad.
